Hướng dẫn Thủ tục Cử đi học sau khi có kết quả
Nếu bạn là ứng viên trúng tuyển học bổng Hiệp định 2 phía do Bộ Giáo dục & Đào tạo quản lý, việc nắm rõ tiến trình xử lý hồ sơ là vô cùng quan trọng. Dưới đây là tổng hợp thông tin hướng dẫn quy trình cấp Giấy triệu tập và Quyết định cử đi học dành cho các ứng viên có cơ quan chủ quản và ứng viên tự do.
Đối với ứng viên có cơ quan cử đi học
- Xử lý Giấy triệu tập: Các chuyên viên phụ trách địa bàn tiến hành thủ tục để cấp Giấy triệu tập về cơ quan quản lý. Sau khi nhận được Giấy triệu tập, cơ quan sẽ ban hành Quyết định cử đi học.
- Hoàn thiện hồ sơ trên hệ thống OMS: Ứng viên cần quét bản Quyết định cử đi họcc của cơ quan và đăng tải lên hệ thống OMS. Đồng thời, bản gốc Quyết định cử đi học phải được gửi về Cục Hợp tác quốc tế để Cục tiếp tục ra Quyết định cử đi học chính thức của Bộ Giáo dục & Đào tạo.
- Trường hợp cần xử lý khẩn cấp: Do số lượng ứng viên đông, nếu cơ quan yêu cầu cần Giấy triệu tập sớm để làm căn cứ cho phép nghỉ học online, ứng viên có thể viết email đề nghị chuyên viên xử lý trước. Nếu không nhận được phản hồi sau 5 ngày làm việc (không tính cuối tuần, ngày lễ), ứng viên có thể chuyển tiếp email đến chuyên viên quản lý chung. Nếu vẫn không phản hồi, tiếp tục gửi lên lãnh đạo Cục Hợp tác quốc tế.
Đối với ứng viên tự do
- Đăng ký dịch vụ công: Ứng viên có thể đăng ký Dịch vụ công để được cấp Quyết định cử đi học từ thời điểm đăng nhập được vào hệ thống OMS.
- Kê khai thông tin học tập:
- Thời gian học bao gồm cả năm dự bị.
- Ngày nhập học có thể bắt đầu từ tháng 10 năm trúng tuyển.
- Thời gian kết thúc sẽ là tháng 7 của năm học cuối cùng.
- Tải lên Văn bản tiếp nhận
- Nếu chưa có Prikaz (quyết định tiếp nhận chính thức từ trường đại học tại Nga), ứng viên có thể chụp màn hình thông báo học bổng của phía Nga và đăng tải lên OMS.
- Nếu trường dự bị khác với trường chính, hãy chọn chuyên viên phụ trách theo trường chính.
- Ứng viên lớp 12 cần đặc biệt lưu ý: Nên hoàn thiện hồ sơ sớm để chuyên viên kịp thời rà soát, đảm bảo tiến độ cấp Quyết định cử đi học.
Lưu ý về việc gửi hồ sơ và liên hệ chuyên viên
Do khối lượng công việc lớn (gần 8000 lưu học sinh đang được quản lý), Cục Hợp tác quốc tế ưu tiên xử lý hồ sơ theo trình tự.
Trong trường hợp không nhận được phản hồi qua email, ứng viên chỉ nên gửi bổ sung hồ sơ cần thiết. Không nên liên hệ quá nhiều lần nếu không có vấn đề khẩn cấp.
Khi gửi hồ sơ giấy về Cục Hợp tác quốc tế, cần ghi rõ thông tin ngoài phong bì để tránh nhầm lẫn và đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng chuyên viên phụ trách.
Dự kiến tiến độ cấp Quyết định cử đi học và Sinh hoạt phí
- Thời gian cấp Quyết định cử đi học: Cục Hợp tác quốc tế sẽ xử lý hồ sơ học bổng Nga theo thứ tự ưu tiên. Theo thông lệ hàng năm, tiến độ cấp Quyết định cử đi học hoàn tất trong tháng 10 và tháng 11.
- Thông tin cấp sinh hoạt phí: Sinh hoạt phí sẽ được cấp căn cứ theo Quyết định cử đi học của Bộ Giaso dục & Đào tạo và ngày nhập học được phía các trường tại Liên bang Nga xác nhận. Mức cấp sẽ tuân thủ đúng theo thông tư hướng dẫn của Bộ.
Quyết định cử đi học hệ Chuyên gia: 6 năm hay 7 năm?
Hầu hết Quyết định cử đi học Đại học hệ Chuyên gia đều ghi 06 năm học (bao gồm 01 năm học dự bị Tiếng Nga) trong khi đó chương trình học có thể lên đến 07 năm. Tuy nhiên, điều này sẽ không có ảnh hưởng gì đến quá trình học của bạn. Các chuyên viên xử lý hồ sơ cử đi học theo bàn giao của bộ phận tuyển sinh. Vì vậy, thời gian ghi trong Quyết định cử đi học 06 năm không phải là sai mà là có căn cứ.
Khi gần hết thời gian ghi trong Quyết định cử đi học của Bộ Giáo dục và Đào tạo, lưu học sinh cầ làm hồ sơ điều chỉnh thời gian học tập ở nước ngoài kèm theo văn bản xác nhận của cơ sở đào tạo tại nước ngoài gửi về chuyên viên Cục Hợp tác quốc tế để Cục xử lý ra Quyết định điều chỉnh.